Penipuan bayaran perbelanjaan boleh sangat mahal untuk perniagaan kecil. Satu kajian terbaru oleh Chrome River Technologies melaporkan terdapat potensi untuk membiayai syarikat-syarikat Amerika hingga $ 1.9 bilion setiap tahun.
Itulah kira-kira $ 35,000 setiap perniagaan. Trend Perniagaan Kecil bercakap dengan Anne Becknell, naib presiden kanan kejayaan pelanggan di Chrome River Technologies mengenai keperluan perniagaan kecil yang perlu diketahui.
$config[code] not foundSeperti namanya, perbelanjaan ganti rugi adalah kejahatan yang berlaku apabila pekerja mengemukakan tuntutan untuk membayar perbelanjaan perniagaan palsu.
Bagaimana Mengelakkan Penipuan Pembayaran Balik Perbelanjaan
Gunakan Teknologi Terkini
Pelaporan perbelanjaan pengurusan dan pengauditan perlu menggunakan teknologi moden untuk menjadi berkesan. Laporan perbelanjaan manual adalah isu nombor satu dari kaji selidik itu.
"Sungguh mengagumkan berapa banyak perniagaan kecil dan sederhana masih menggunakan kaedah lilin dan krayon," kata Becknell. "Mereka masih melakukannya dengan kertas atau dengan spreadsheet cemerlang dan menghantar e-mel ke syarikat itu."
Isu dengan sistem-sistem kuno ini adalah ketidakupayaan untuk mengesan dan melihat trend yang harus mematikan penggera. Teknologi yang menggabungkan alat seperti analisis automatik membantu anda untuk melihat hotspot seperti resit yang sama yang telah diserahkan beberapa kali.
Becknell berkata pemotongan perbelanjaan automasi mengurangkan penipuan pembayaran sebanyak separuh.
Memahami Men Menipu Lebih
Penipuan ganti rugi bukanlah satu kawasan di mana terdapat kesaksamaan antara jantina. Malah, laporan itu menyatakan lelaki lebih daripada dua kali berkemungkinan melakukan jenayah daripada rakan wanita mereka. Bukan itu sahaja, mereka lebih daripada empat kali lebih banyak untuk menambah sekurang-kurangnya $ 1000 untuk perbelanjaan mereka.
Tahu Pekerja Muda Berikan Lebih Banyak Kejahatan Ini
Malah, hampir 83% penipuan bayaran balik perbelanjaan dilakukan oleh pekerja antara 25 dan 44 tahun.
Melaksanakan Dasar Ditulis Secara Formal
Bukan sahaja dasar tertulis yang penting, perniagaan kecil harus mempunyai prosedur untuk diteruskan yang memberitahu kakitangan pengurusan memproses apa yang mereka perlu ketahui. Becknell menyarankan agar pekerja menandatangani dokumen itu membantu mereka mengambil pemilikan polisi itu.
"Apabila anda menandatangani sesuatu terdapat lampiran emosi," katanya.
Menggabungkan Kaedah Peringkat Tinggi
Dasar ini tidak perlu terlalu terperinci, tetapi ia perlu menetapkan sempadan untuk perbelanjaan perbelanjaan. Sebagai contoh, walaupun ia tidak perlu memasukkan jumlah sebenar yang boleh anda belanjakan untuk menaiki teksi, ia harus memberitahu pekerja anda sama ada kelas perniagaan atau jurulatih boleh diterima.
Kesederhanaan harus menjadi salah satu tanda aras yang anda gunakan di sini.
Jangan Selesaikan Proses
Akauntan sering melihat peluang untuk mengebom jauh ke dalam perbelanjaan syarikat apabila mereka mengautomasikan proses tersebut. Hasilnya adalah laporan perbelanjaan yang rumit dan cenderung untuk mendapatkan rubberstamped tanpa diperhatikan dengan teliti.
Oleh itu, adalah penting untuk melihat berapa kali dan mengapa laporan perbelanjaan melepasi dari orang ke orang. Perniagaan kecil perlu mencari untuk menyelaraskan bahagian proses itu.
Beri Perhatian kepada Perbelanjaan Peribadi
Salah satu tuntutan penipuan perbelanjaan terbesar adalah menggantikan perbelanjaan peribadi untuk perniagaan. Salah satu pemberian hadiah di sini adalah tuntutan untuk hidangan hujung minggu apabila pekerja tidak dijadualkan untuk melakukan perjalanan.
Watch Out for Expravagant Expenses
Lebih sepertiga daripada mereka yang mengakui menipu di Teknologi Sungai Chrome melaporkan menambah jumlah dari $ 100 hingga $ 499. Jumlah yang kelihatan berubah adalah bendera merah yang anda cari. Contohnya, resit yang kelihatan seperti menggunakan dua jenis dakwat biasanya merupakan pemberian mati.
Luluskan Peluluskan
"Anda mahu membuat kelulusan bagi penerimaan ini yang bermakna dan melatih penganggar," kata Becknell. Dia menambah pentingnya mereka memahami apa yang perlu dicari dan mereka bertanggungjawab untuk menangkap sebarang tuntutan palsu.
Gunakan Kad Kredit Syarikat Sebagai Langkah Proaktif
Di mana sahaja mungkin, menggunakan kad kredit syarikat tidak menggalakkan tuntutan penipuan. Ini adalah cara terbaik untuk mengunci maklumat penting seperti tarikh dan jumlah transaksi.
Foto melalui Shutterstock
