Ada tanggungjawab pemilik perniagaan kecil yang mungkin ingin dilupakan. Tetapi, penting bagi sesiapa yang menjalankan apa-apa yang lebih besar daripada pemilik tunggal. Ini adalah tanggungjawab anda untuk menyimpan rekod pekerja anda. Walaupun ini mungkin bukan bahagian yang paling menarik untuk menjalankan perniagaan, adalah penting.
Keperluan Penyimpanan Rekod Pekerja
Kerajaan persekutuan, negeri dan tempatan semuanya mempunyai pelbagai keperluan ketika datang untuk menjaga dokumentasi yang tepat tentang menyewa dan fungsi HR lain untuk melindungi kedua-dua pekerja dan perniagaan. Sebagai perniagaan, gagal menyimpan rekod-rekod ini di tangan boleh membuat anda terbuka kepada suntingan penamatan yang salah atau akibat yang sama tanpa sebarang kertas kerja untuk mempertahankan diri. Berikut adalah beberapa keperluan perniagaan anda mungkin perlu dipenuhi apabila menyimpan rekod pekerja.
$config[code] not foundSimpan Rekod Menyewa selama setahun
Apabila anda menyewa kedudukan baru, undang-undang persekutuan seperti Akta Orang Kurang Upaya Amerika dan Tajuk VII menghendaki anda tidak bersifat diskriminasi dalam proses pengambilan pekerja anda. Oleh itu, anda perlu menyimpan semua permohonan, resume dan dokumentasi lain dari proses pengambilan kerja sekurang-kurangnya setahun selepas kerja dipenuhi sekiranya mana-mana pihak yang tidak menerima pekerjaan memutuskan untuk memfailkan tuntutan mahkamah.
Simpan Rekod Payroll selama Tiga Tahun
Rekod gaji adalah penting untuk memastikan pekerja diberi pampasan yang cukup untuk jam yang telah mereka kerjakan dan untuk memastikan perniagaan anda mematuhi sebarang keperluan gaji lebih masa dan masa lampau. Undang-undang mengharuskan anda menyimpan rekod ini untuk pekerja tanpa pengecualian selama tiga tahun. Walau bagaimanapun, pekerja juga boleh memilih untuk memfailkan tuntutan undang-undang jika mereka merasakan mereka membayar balik untuk kerja lebih masa bekerja. Oleh itu, ia boleh memberi manfaat kepada anda untuk mengekalkannya sehingga lima tahun selepas penamatan.
Pastikan Borang I-9 untuk Tempoh Selepas Penamatan
Borang I-9 diperlukan untuk perniagaan menunjukkan bahawa mereka mengesahkan seorang pekerja layak bekerja di Amerika Syarikat. Mengikut undang-undang, anda dikehendaki menyimpan borang ini selama tiga tahun selepas menyewa seorang pekerja atau satu tahun selepas pekerja ditamatkan, mana-mana tarikh datang kemudian. Anda juga perlu menyimpan borang ini secara berasingan daripada rekod kakitangan lain.
Pastikan kertas kerja Pemisahan selama Lima Tahun Selepas Penamatan
Menyimpan kertas kerja yang berkaitan dengan penamatan atau pemisahan juga penting sekiranya anda menghadapi sebarang masalah penamatan yang salah. Pastikan surat peletakan jawatan dan keluar kertas temu bual temujanji di tangan selama tiga tahun selepas pekerja meninggalkan dan kerja kertas pemisahan selama lima tahun.
Pastikan FMLA Leave Laporan selama Tiga Tahun Selepas Penamatan
Akta Cuti Perubatan Keluarga di sana untuk memastikan pekerja yang layak menerima cuti tanpa gaji di mana pekerjaan mereka dilindungi sekiranya berlaku masalah perubatan atau keluarga. Jika pekerja mengemukakan permintaan untuk meninggalkan FMLA, anda harus menyimpan maklumat tersebut dalam rekod anda sekurang-kurangnya tiga tahun selepas bahagian pekerja itu cara dengan perniagaan anda, tidak kira sama ada cuti itu diberikan atau tidak.
Pastikan Borang Faedah Persaraan untuk Enam Tahun
Jika anda memberikan faedah persaraan kepada pekerja, anda harus menyimpan maklumat tersebut untuk sekurang-kurangnya enam tahun selepas pekerja meninggalkan atau ditamatkan, mengikut Akta Keselamatan Pendapatan Persaraan Pekerja. Di samping itu, mahkamah telah menentukan bahawa tanggungjawab syarikat untuk membuktikan mereka menyediakan liputan dan faedah yang mencukupi sekiranya pekerja menuntut, dan bukannya tanggungjawab pekerja untuk membuktikan perlindungan itu tidak mencukupi.
Simpan Rekod Ujian Dadah selama Lima Tahun
Dalam sesetengah kes, pemeriksaan latar belakang dan maklumat ujian dadah boleh didapati di bawah standard maklumat pengambilan lain. Walau bagaimanapun, jika pekerjaan berkaitan dengan pengangkutan, maka anda dikehendaki menyimpan rekod setiap ujian dadah yang dilakukan selama lima tahun sebagai sebahagian daripada peraturan keselamatan Jabatan Jabatan Pengangkutan.
Simpan Rekod Cukai Pekerja selama Empat Tahun
Apabila ia berkaitan dengan cukai yang berkaitan dengan pekerja, IRS mencadangkan supaya menyimpan rekod di tangan selama empat tahun dalam hal audit. Ini termasuk semua upah, pembayaran pencen, maklumat hujung, borang W-2 dan W-4, dan maklumat lain yang berkaitan.
Simpan Rekod Kesihatan dan Keselamatan Pekerja selama Lima Tahun
Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan mengharuskan anda mengambil dan menyimpan rekod sebarang kecederaan pekerja dan penyakit yang diperoleh di tempat kerja, dengan keterangan ringkas dan maklumat lain yang berkaitan. Ini adalah untuk memastikan pekerja diberi persekitaran kerja yang selamat dan bahawa sebarang isu dikendalikan dengan sewajarnya.
Pastikan Maklumat Insurans Pengangguran sehingga Tujuh Tahun
Keperluan rekod insurans pengangguran berbeza mengikut negeri. Walau bagaimanapun, dalam beberapa kes, anda mungkin dikehendaki menyimpan rekod itu selama empat hingga tujuh tahun. Khususnya, Washington D.C. memerlukan perniagaan untuk menyimpan rekod tersebut selama tujuh tahun.
Pastikan Kontrak sehingga Lima Tahun
Jika anda bekerja dengan kontraktor bebas atau pihak ketiga, anda juga mungkin perlu memenuhi beberapa keperluan penyimpanan rekod negeri. Di Virginia, perniagaan dikehendaki menyimpan kontrak selama lima tahun selepas perjanjian dibuat. Dan beberapa negeri lain juga mempunyai keperluan yang sama antara tiga dan empat tahun.
Foto melalui Shutterstock
2 Komen ▼
