Anda boleh mencapai perkara yang luar biasa dalam perniagaan apabila anda mempunyai alat yang betul, baik teknologi dan sosial. Ini amat sesuai untuk mengurus projek syarikat.
Dengan beberapa alat hebat dalam senjata anda, seperti yang berikut, anda harus dapat menangani semua keperluan pengurusan projek anda.
Adakah anda mempunyai tujuh daripada ini?
Perisian Pengurusan Projek
Terima kasih kepada teknologi moden, perisian pengurusan projek telah menjadi lebih mudah digunakan berbanding sebelum ini. Program terbaik membolehkan anda menyimpan semua kolaborator anda di halaman yang sama, dengan garis masa interaktif, penjejakan data, stamping masa, perbelanjaan pada setiap pekerjaan, perhimpunan kandungan, dan keupayaan delegasi.
$config[code] not foundMenurut Tom Treanor, Pengarah Pemasaran di Wrike, sebuah syarikat perisian pengurusan projek, "Anda memerlukan pilihan pengurusan projek yang memudahkan untuk membuat tugas, melibatkan anggota pasukan melalui penandaan mudah, dan yang diintegrasikan dengan platform e-mel dan perkongsian fail. Menggunakan perisian pengurusan projek yang hebat adalah salah satu kunci untuk berjaya memukul matlamat perniagaan anda. "
Platform yang boleh diagihkan
Setiap projek memerlukan akses ke keupayaan perkongsian fail untuk memastikan anggota pasukan yang relevan dalam tugas sepanjang masa. Ini membolehkan akses kepada fail dari pengurus projek kepada ahli pasukan dan membantu meminimumkan masalah projek dan pengurusan masa yang tidak cekap.
Program perkongsian terbaik akan mempunyai ciri-ciri berikut:
- Dalam talian dan boleh diakses di mana-mana sahaja dengan sambungan Internet
- Fungsi penyuntingan mudah
- Keupayaan untuk melampirkan projek itu ke tugas
- Berkongsi kemampuan antara kolaborator
- Ciri keselamatan yang melindungi dan menyandarkan kerja anda
- Integrasi dengan perisian pengurusan projek anda
Antara platform perkongsian yang paling biasa digunakan ialah Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, dan Communifire.
Analisis Projek
Untuk memastikan pekerjaan anda berfungsi lancar, anda memerlukan alat analisis projek yang akan mengumpulkan data dari perisian pengurusan projek. Data sedemikian akan meningkatkan kecekapan dan pemprosesan anda.
Pilihan pengurusan projek terbaik akan mempunyai analisis yang diprogramkan tepat ke dalam perisian, tetapi anda juga boleh mencari alternatif berasingan yang mengumpulkan data untuk anda. Laporan yang dihasilkan akan menunjukkan masa dan wang yang dibelanjakan untuk setiap projek, bilangan orang yang terlibat, jumlah komunikasi yang diperlukan, dan maklumat lain yang perlu anda ketahui untuk memperkemaskan proses dan meningkatkan ketinggian anda.
Piawaian Komunikasi
Sebelum memulakan projek dengan mana-mana kolaborator, anda perlu menentukan standard komunikasi anda. Kebanyakan syarikat menggunakan e-mel untuk semua komunikasi, tetapi itu tidak akan berfungsi untuk setiap syarikat dan setiap projek.
Biar kolaborator anda tahu saluran yang betul untuk diteruskan apabila mereka perlu bertanya, mengambil bahagian dalam mesyuarat pasukan, membincangkan idea-idea kreatif, dan berinteraksi dengan rakan sepasukan.
Sebagai contoh, anda mungkin mahu semua soalan mudah dan interaksi pasukan berlaku dalam ciri komen perisian pengurusan projek anda; dan semua mesyuarat pasukan dilakukan melalui sembang video kumpulan, seperti Google Hangout.
Menetapkan piawaian ini pada mulanya akan mengurangkan masa dan miskomunikasi yang terbuang dan membantu anda menyampaikan kerja yang lebih cekap.
Templat
Kebanyakan projek anda mungkin akan berada di bawah kategori yang sama. Contohnya, jika anda pakar dalam SEO, anda akan bekerjasama dengan kempen PPC, isyarat sosial, dan kandungan laman web, kemungkinan besar.
Untuk membuat projek mengalir dengan lebih lancar, anda boleh mengembangkan template untuk setiap kategori ini. Ia mungkin mengambil sedikit masa tambahan pada permulaan, tetapi ia akan berbaloi apabila pelbagai aspek setiap projek dijalankan dengan lebih cekap dan kerja yang dilakukan oleh ahli pasukan anda berakhir memerlukan kurang semakan.
Tanggungjawab Perwakilan
Sumpahan umum pengurus projek adalah keinginan untuk melakukan semuanya kerana anda percaya anda dapat melakukannya dengan betul. Biasanya, tidak semestinya untuk melakukan segala-galanya sendiri dan mengambil terlalu banyak hanya akan menghasilkan kerja yang berkualiti rendah kerana anda berlumba untuk menyelesaikan segala-galanya tepat pada waktunya.
Projek yang dibahagikan dengan betul antara setiap ahli pasukannya adalah satu projek yang lebih cenderung untuk berjaya. Ingatlah bahawa mendelegasikan tugas bermakna anda mempercayai anggota pasukan lain untuk melakukan kerja dengan betul dan anda perlu menunjukkan kepercayaan itu dengan hanya memeriksa sesekali, dan tidak mengendalikan setiap elemen pekerjaan.
Melemparkan tanggungjawab dan kemudian mempercayai ahli pasukan anda untuk menyelesaikan tugas itu bukan sahaja akan meringankan beban kerja anda, tetapi meningkatkan prestasi pekerja dari masa ke masa.
Kepimpinan yang Ditakrifkan
Kejayaan kebanyakan projek bergantung pada pemimpin yang pasti yang memiliki ciri-ciri profesional. Sekiranya anda tidak mempunyai pemimpin yang jelas, ini akan menyebabkan kekeliruan dan melambatkan proses ini kerana ahli pasukan mengucapkannya semasa membuat keputusan kerana tiada siapa yang ditetapkan untuk membuat keputusan akhir.
Pemimpin yang mantap boleh meletakkan idea terbaik dari ahli pasukan anda menjadi amalan dan menyampaikan perkataan akhir mengenai keputusan projek. Pemimpin pasukan juga harus:
- Peguambela untuk visi,
- Berkomunikasi dengan baik,
- Berkomunikasi secara terbuka dan jujur dengan semua rakan usaha sama,
- Mengagumkan semangat tentang projek itu,
- Perwakilan tanpa micromanaging,
- Pameran keyakinan dan kemahiran membuat keputusan yang kuat,
- Ketahui bagaimana menyelesaikan masalah semasa mereka bergerak,
- Menawarkan maklum balas dan pujian apabila layak,
- Dengarkan input orang lain dan menggalakkan kreativiti dan idea.
Seorang pemimpin yang kompeten adalah salah satu alat yang paling penting dalam tali pengurusan projek anda. Dengan pemimpin yang jelas yang sanggup bekerjasama dengan semua kolaborator anda, pengurusan projek yang berjaya tidak semestinya mungkin … kemungkinan besar.
Gambar Pengurus Projek melalui Shutterstock
7 Komen ▼
