E-mel mungkin cara yang cepat dan cekap untuk terus berhubung dengan rakan sekerja, tetapi penggunaan yang salah bukan hanya tidak professional, mungkin biaya pekerjaan anda. Beberapa petua boleh membantu anda mengekalkan etika e-mel profesional.
Mulailah dengan mengarahkan e-mel kepada penerima yang menggunakan tajuk yang betul i.e. Dear Mr. Mrs. Ms Miss, Dr. dll. Kekurangan formaliti adalah kesilapan yang paling biasa. Terlepas dari media komunikasi, etika tertentu adalah penting. Sekiranya anda akan mengarahkan penerima dengan judul rasmi mereka sendiri, berbuat demikian dalam e-mel anda juga.
$config[code] not foundSekiranya e-mel dihantar kepada pelbagai penerima, anda boleh menggantikan orang-orang lelaki, wanita, tuan-tuan, kakitangan (nama syarikat), dll.
Langkau satu garisan dan masukkan kandungan anda - pernyataan maklumat artikel yang sedang ditangani. Ini tidak boleh mengandungi slang, kejujuran, kebogelan, sindiran, lelucon, kemerosotan individu, atau apa-apa maklumat lain yang boleh ditafsirkan sebagai penghinaan kepada sesiapa pun.
Simpan mesej anda terus dan ke titik. Berdasarkan fakta, bukan emosi.
Jangan lupa bahawa e-mel mudah diteruskan. Walaupun penerima yang dimaksudkan tidak menghantar e-mel tersebut, beberapa syarikat memantau surat-menyurat e-mel tanpa diketahui pengguna komputer. Juga, apabila sesuatu dicetak, sama ada secara elektronik atau sebaliknya, ia boleh dirujuk untuk tempoh masa yang tidak ditentukan. Penerima persahabatan hari ini mungkin menjadi musuh esok.
Langkau garis dan tutup dengan tandatangan yang sepatutnya. Ini harus termasuk nama penuh anda, nama syarikat, jabatan jika berkenaan, alamat syarikat, dan maklumat telefon kenalan.
Contoh:
Selamat sejahtera;
John Smith, Editor ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefon: (213) 456-7485 Sel: (213) 654-8768
Dalam baris subjek, tajuk e-mel yang sesuai supaya mudah dikenalpasti.
Sentiasa periksa ejaan! Kesalahan ejaan mencerminkan buruk pada penulis.
Terobos. Kemudian biarkan ia duduk selama 20 minit atau seberapa lama yang mungkin dan proofread sekali lagi. Sekiranya titik penting atau perkara sedang ditangani, dapatkan pembacaan semula individu sebelum menghantar kepada penerima.
Ia sangat mudah untuk memukul butang hantar, tetapi mengawal keinginan sebagai sekali e-mel dihantar anda tidak boleh membetulkan kesilapan.
Jangan gunakan emotikon, seolah-olah comel.
Juga, elakkan menggunakan terlalu banyak warna. Cuba simpan warna menjadi dua maksimum per e-mel.
Sentiasa BCC (Copy Carbon Blind) sendiri supaya anda mempunyai salinan surat-menyurat anda walaupun program e-mel anda menyimpan salinan e-mel yang dihantar secara automatik.
Anda tidak lama lagi akan terbiasa dengan formaliti. Penerima akan menghargai profesionalisme anda dan anda boleh membantu untuk mengelakkan kesilapan yang berpotensi berbahaya.
