Sebuah pejabat yang teratur menjimatkan masa dan membuat anda lebih bahagia - dan rakan sekerja yang lebih bahagia.
Untuk melangkah melalui rak kertas, laci yang digulung, wayar kusut dan kotak barang yang duduk di sekeliling, mungkin tidak kelihatan seperti masalah besar, tetapi ia adalah beban fizikal yang sebenar apabila anda mempertimbangkan masa yang diburu untuk mencari perkara yang mudah dicari, tetapi tidak. Fail elektronik dan kekeliruan yang tidak teratur hanyalah masalah yang besar.
$config[code] not foundKemudian ada beban mental. Sama ada anda secara sedar menyedari atau tidak, kekacauan mungkin menekankan semua orang keluar.
Berikut adalah 21 cara untuk mengatur ruang kerja fizikal dan elektronik anda.
Dapatkan It Off the Floor
Pergi menegak dengan rak buku dan unit rak. Sering kali kita kehabisan ruang desktop atau ruang lantai. Penyimpanan menegak membuat penggunaan ruang yang lebih efisien dan meletakkan lebih banyak pada paras mata.
Buat "Pusat Aktiviti"
Letakkan semua yang anda perlukan untuk menyelesaikan aktiviti di satu kawasan, terutamanya jika anda melakukan aktiviti dengan kerap. Anda akan mengelakkan membuang masa mencari dan memasang apa yang anda perlukan. Sebagai contoh, pembungkusan dan kelengkapan perkapalan dan alat harus berada di satu kawasan. Atau buat rak untuk item yang anda ambil dengan anda apabila anda melakukan perjalanan, seperti beg perjalanan anda, lengan neoprena dan pengecas mudah alih.
Palamkannya, Imbas Ia, Rusak Ia
Jangan gunakan desktop anda sebagai peti masuk anda, kerana kertas kritikal (seperti cek!) Boleh hilang. Kontrak yang ditandatangani dan barang-barang lain yang anda ingin simpan di dalam borang kertas hendaklah difailkan segera. Imbas apa-apa lagi ke dalam bentuk digital. Dicuci dan buang atau kitar semula kertas.
Folder untuk Semuanya
Mempunyai folder untuk semua dokumen kertas. Folder pendaflex, bersama dengan folder dalaman manila, adalah penyelesaian yang murah. Label kedua-duanya. Folder Pendaflex adalah pemegang tempat anda dalam kabinet pemfailan, dan harus ditinggalkan di sana sepanjang masa. Folder manila dalaman adalah yang anda tarik apabila perlu. Maka mudah untuk memulangkan folder manila ke dalam pendaflexnya apabila selesai.
Bungkus Kord Komputer
Ada kabel komputer dan tali elektrik dalam keadaan kacau? Anda bukan satu-satunya. Untungnya, hubungan twist khas dan penutup kord boleh menjaga perkara-perkara yang kemas. Labelkan kord anda, supaya anda dapat mencari yang betul apabila anda perlu memutuskan atau mengalihkan sesuatu.
Gunakan Korkut untuk Menyimpan Item "Paling Muncul" di Hadapan Anda
Sekiranya anda perlu merujuk kepada senarai semak untuk tugas, atau sejenis peringatan, pasangkannya ke papan cangkuk tepat di dekat meja anda. Ini baik untuk apa-apa proses baru sehingga menjadi kebiasaan yang ditanam. Cukup jangan item tersebut apabila anda tidak lagi perlu merujuknya.
Simpan semua Manual di Satu Tempat
Pernah perlu merujuk kepada manual operasi untuk pencetak anda? Atau cari risalah arahan kecil yang disertakan dengan alat dengar Bluetooth anda? Jika anda meletakkan semua manual dalam laci yang khusus, peti plastik, atau folder - anda tidak perlu memburu mereka.
Buat laci dibahagikan
Jika laci anda tidak mempunyai pembahagi terbina dalam, beli logam murah atau pembahagi kayu - atau lebih baik lagi, plastik kitar semula. Atur pengecas peranti; pen; klip kertas; notepad dan nota melekit; gunting dan barangan lain. Bukan sahaja laci yang teratur menjimatkan masa, anda akan berasa kurang tertekan jika anda tidak perlu menyelam ke dalam kekacauan yang bergolak beberapa kali sehari.
Gunakan Labeler untuk Simpan Rakaman Dianjurkan
Ia bukan hanya fail yang memerlukan label. Rak dan laci boleh mendapat manfaat daripada pelabelannya. Dengan cara itu semua orang di pejabat mengetahui tempat yang betul untuk mengembalikan perkara.
Simpan Senarai "Buat"
Kekacauan mental adalah masalah seperti kekacauan fisik. Salah satu perkara penting dalam sistem Mendapatkan Perkara Selesai adalah untuk mendapatkan item dari kepala dan ke atas kertas (atau senarai elektronik). Dengan cara itu, anda boleh memberi tumpuan kepada tugas di tangan. Hanya pastikan senarai tugasan anda pendek dan tidak runcit.
Lakukan Penyelenggaraan Mingguan dan Bersihkan
Pada akhir setiap minggu kerja, letakkan perkara yang digunakan pada minggu ke belakang di tempat mereka. Kerosakan atau rak kertas kertas. Jika anda tidak membiarkan kekacauan berkumpul terlalu lama, lebih mudah untuk kekal teratur.
Gunakan Lokasi Awan Pusat untuk Dokumen Syarikat
Cara yang hebat untuk menjimatkan masa dan mengelakkan keperluan untuk semua orang untuk menubuhkan sistem "pemfailan maya" sendiri adalah dengan menggunakan satu lokasi pusat untuk dokumen syarikat. Pilihan seperti Google Drive atau OneDrive membolehkan anda menyediakan folder utama mengikut topik atau klien, untuk berkongsi dokumen.
Gunakan Pengurusan Projek atau Perisian Pengurus Tugas
Sistem pengurusan projek menyimpan pekerja di landasan dengan projek. Lebih penting lagi, ia menghapuskan senarai tugasan kertas dan arahan e-mel, dan kekeliruan yang timbul daripada mereka.
Resit Imbas dan Simpan di Awan
Kemudian anda boleh membuang resit kertas. Dengan aplikasi mudah alih yang lebih baru anda tidak memerlukan pengimbas - anda hanya mengambil gambar. Dengan aplikasi canggih anda boleh menyegerakkan resit dengan rekod perakaunan anda atau rekod kad kredit secara automatik (mengelakkan keying manual).
Gunakan Bookmark Bookmark untuk Rujukan Pantas
Adakah anda pernah menghabiskan masa mencari pautan ke laman rujukan atau skrin masuk? Atau tidak ingat di mana untuk mencari mereka? Tandakan mereka dan atur penanda halaman ke dalam folder, supaya anda boleh mendapatkannya dalam beberapa klik.
Simpan Senarai Kegemaran untuk Pesanan Berulang
Seorang lagi penyelia adalah menyimpan senarai kegemaran di peruncit dalam talian yang anda gunakan dengan kerap. Dengan cara itu, anda tidak perlu mencari bekalan yang sama setiap kali anda membeli. Tapak seperti Staples.com membolehkan anda menyimpan senarai kegemaran, dan ia sangat mudah.
Arkib Fail Lama
Sekiranya anda tidak menggunakan fail komputer (terutamanya e-mel!) Pada tahun lalu atau sebaliknya, arsipkannya. Anda masih akan mempunyai mereka, tetapi anda tidak perlu menyeberang melalui mereka untuk mencari item semasa. Pertimbangkan menetapkan dasar untuk memadam fail yang diarkibkan selepas masa tertentu juga.
Mempunyai Perisian Anti-Virus dan Anti-Malware yang mencukupi
Beberapa perkara boleh menyebabkan lebih banyak gangguan dan kekeliruan daripada kehilangan fail, atau kehilangan masa, disebabkan oleh virus komputer dan serangan malware. 'Kata Nuff!
Gunakan App Penganjur Nota
Perhatikan aplikasi seperti Evernote, OneNote Microsoft dan SimpleNote dapat membantu anda menyusun dan menyimpan penyelidikan Web dan nota elektronik.
Telefon Sesungguhnya "Pintar" Adakah Penjimat Masa
Telefon pintar digunakan dengan bijak menjimatkan masa dan dapat membuat kita lebih bahagia. Kami mungkin dapat melarikan diri dari pejabat untuk acara keluarga tanpa rasa bersalah, kerana kami masih berhubung jika ada sesuatu yang kritis muncul. Mempunyai telefon pintar berkuasa dengan memori dalaman yang cukup untuk menjalankan aplikasi yang diperlukan.
Sync Automatik untuk Semua Peranti
Berbicara mengenai telefon pintar, pemilik perniagaan dan pekerja sama-sama menggunakan pelbagai peranti - mungkin komputer desktop, tablet dan telefon pintar setiap orang, semuanya pada hari yang sama. Penyimpanan fail awan atau sekurang-kurangnya keupayaan untuk menyegerakkan fail secara automatik adalah penting untuk menjimatkan masa dan mengelakkan kekeliruan daripada tidak mempunyai fail paling terkini.
Tingkatkan Komputer untuk Memori dan Kelajuan
Anda mungkin tidak menyedari berapa banyak masa yang sia-sia apabila semua yang anda lakukan mengambil masa yang lebih lama, atau lebih teruk, membeku atau ranap kerap. Memori memori dan kelajuan prosesor yang mencukupi pada tahun lepas, mungkin tidak sehingga tugas tahun ini. Jadi naik taraf!
Mereka adalah 21 simpanan dan idea organisasi saya. Apakah petua terbaik anda untuk menganjurkan pejabat anda dan menjinakkan binatang terancam dan kekacauan?
Foto Pejabat melalui Shutterstock
10 Komen ▼
