Di banyak syarikat, jabatan sumber manusia mengendalikan semua rekod kakitangan setiap pekerja, masa lalu dan sekarang. Rekod-rekod ini secara tradisinya disimpan di atas kertas, mewujudkan isu-isu dengan penyimpanan, keupayaan untuk mencari rekod dan umur panjang. Berubah kepada sistem kakitangan berkomputer boleh membantu menyelesaikan beberapa isu ini.
Ruang
Menyimpan rekod kertas mengambil banyak ruang. Semakin banyak pekerja syarikat, semakin banyak ruang yang diperlukan untuk menyimpan semua rekod, terutama jika syarikat menyimpan rekod untuk pekerja masa lalu. Sistem berkomputer membolehkan syarikat memindahkan dokumen kertas ke dalam bentuk digital, yang hanya memerlukan ruang untuk komputer. Kebanyakan komputer mempunyai banyak ruang cakera keras untuk menyimpan semua rekod pekerja yang diperlukan. Sebuah syarikat kemudian bebas untuk menggunakan bekas ruang penyimpanan untuk rekod kertas untuk pejabat lain atau beberapa jenis simpanan lain.
$config[code] not foundKebolehcapaian
Rekod kertas, tidak kira seberapa baik mereka difailkan, boleh mengambil beberapa minit untuk mencari maklumat masing-masing. Anda mesti mencari fail untuk pekerja yang betul, yang biasanya mudah selagi fail disimpan dalam susunan abjad yang baik, tetapi masih boleh mengambil masa bergantung pada berapa banyak kabinet pemfailan yang perlu anda jalani untuk mendapatkannya. Selepas itu, anda masih perlu mencari dokumen tertentu yang anda perlukan, yang boleh mengambil masa, terutama jika fail pekerja itu tebal. Walau bagaimanapun, jika sistem kakitangan disimpan di komputer, ia adalah beberapa saat untuk mencari maklumat yang anda cari melalui ciri carian komputer. Majikan boleh melihat fail dari pelbagai komputer, dan juga pejabat yang terletak di beberapa bandar, juga.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingMasa
Di samping menjimatkan masa apabila mencari dokumen tertentu dalam fail kertas, majikan boleh menjimatkan masa dengan cara lain. Sekiranya majikan memerlukan fail kertas seseorang kerana tindakan tatatertib atau untuk semakan prestasi, dia perlu menunggu seseorang untuk mencari fail dan menghantarnya kepada beliau. Apabila sistem itu berkomputer, dia hanya boleh mencari maklumat di komputernya tanpa perlu menunggu. Memfailkan dokumen juga dilakukan dengan lebih cepat, menjimatkan masa pada pemfailan.
Statistik
Majikan kadang-kadang bergantung pada statistik untuk menilai pekerja mereka dan keperluan syarikat. Apabila rekod kakitangan dikomputerkan, majikan boleh mengarahkan komputer untuk mengumpul statistik tertentu, seperti tahap keluaran, ketidakhadiran atau kadar perolehan, untuk mencari cara untuk memperbaiki syarikat. Statistik ini boleh memberi majikan banyak maklumat penting. Jika pengurusan atasan meminta statistik ini, komputer menjadikannya mudah untuk mengkompilasi maklumat dan dengan cepat dapat membuat grafik untuk lebih menggambarkan statistik.
Trend
Sesetengah pekerja mempamerkan trend dalam tabiat kerja mereka yang boleh memberi petunjuk kepada majikan mengenai isu-isu yang berpotensi. Sebagai contoh, pekerja mungkin mempunyai kebiasaan untuk memanggil sakit sekali setiap dua minggu pada hari yang sama pada minggu yang sama. Sesetengah pekerja memilih hari Isnin atau Jumaat untuk melanjutkan hujung minggu, sementara yang lain memilih laluan yang lebih bijak dengan menggunakan hari pada pertengahan minggu. Sistem kakitangan berkomputer boleh membantu majikan mengenal pasti trend seperti ini lebih mudah daripada bergantung pada rekod kertas dan memori.
