Apa pendapat anda: Adakah kita semua meremehkan kepentingan e-mel? Mungkin kerana ia hilang dalam spam, atau kerana saluran alternatif di twitter, LinkedIn, dan Facebook? Orang pintar mengingatkan saya baru-baru ini bahawa e-mel adalah tulang belakang media sosial.
Dan dalam jawatan terbaru mengenai etika perniagaan di Forum Terbuka Amerika Terbuka, ahli perniagaan kecil Steve Strauss menulis:
"E-mel kini menjadi bentuk komunikasi perniagaan yang dominan dan harus diperlakukan demikian. Sesetengah polisi seragam membantu semua orang berada di landasan yang betul. "
$config[code] not found
Saya mengatakan bahawa walaupun dengan "e" di hadapannya, ia masih mel. Ia adalah komunikasi perniagaan anda. Ia bukan hanya jualan. Dan kami yang direndam dalam komunikasi teks yang cepat dan cuai tidak bermakna kami tidak perlu memberi perhatian kepada e-mel kami sendiri. Dan jika anda akan melakukannya - dan hadapi, anda - lakukan dengan betul. Saya fikir senarai saya di sini adalah apa yang kita tidak semua sudah tahu, tetapi kita mungkin memerlukan peringatan. Saya harap ini dapat membantu:
1. Pastikan ia pendek. Kita semua sibuk. Kebanyakan kita sedang melancarkan e-mel kami, mencari mata utama, dan cuba masuk dan keluar dari mereka dengan cepat. Saya tidak pernah menulis apa-apa yang tidak lebih berguna apabila dipotong kepada separuh panjangnya.
2. Buat baris subjek ringkasan. Yang satu ini nampak jelas, tetapi mengimbas e-mel anda sendiri dan anda akan mendapati kebanyakan baris subjek adalah seram di terbaik. Kami mempunyai benang yang tumbuh seperti bola salji yang melekat pada subjek mesej pertama, subjek yang telah lama berubah. Kami mempunyai mata pelajaran seperti tajuk utama, cuba menipu kami untuk membaca lebih lanjut. Jangan berbunyi seperti spammer. Terangkan mesej anda di baris subjek anda.
3. Mula dan tamat dengan "anda." Ini adalah salah satu asas penulisan surat perniagaan: Alamat minat diri pembaca anda. Mulakan perenggan pertama anda dengan perkataan "You" dan masukkan sesuatu seperti "anda bertanya kepada saya …" atau "anda mahu …" atau "anda menyebut" atau "anda perlukan." Mula perenggan terakhir anda dengan "anda" pembaca akan keluar melakukan apa sahaja yang anda minta.
4. Hanya satu topik setiap mesej. Anda akan mendapati hasil sebenar e-mel anda menjadi lebih baik apabila anda memecahkan e-mel anda ke dalam satu mesej untuk setiap topik. Mesej tambahan yang anda ingin sertakan jauh lebih cenderung hilang. Memecahkan mesej itu.
5. Gunakan nada yang sesuai. Berhati-hati dan betul dengan nada. Gosok, parodi, dan ironi sukar untuk dimasukkan ke dalam teks hitam dan putih yang keras keras. Nada sangat mudah disalahpahami. Jangan pernah menulis e-mel yang boleh disalahtafsirkan dan diteruskan kepada seseorang daripada konteks. Jangan sekali-kali menulis e-mel yang akan memalukan jika dipetik.
6. Jangan hantar salinan tambahan. Ini mesej, bukan arkib atau peti besi. Kami semua membenci salinan-salinan tambahan penutup belakang anda yang merangkumi semua e-mel kepada sesiapa yang mungkin samar-samar suatu hari nanti menuduh anda tidak menghantar sesuatu, atau mengendalikan sesuatu, atau ditindaklanjuti. Hantar e-mel anda kepada orang yang ditujukan untuknya, dan tiada siapa lagi.
7. Menghormati ejaan dan tatabahasa. Gunakan penyewa ejaan sekurang-kurangnya, tetapi mengiktiraf apabila anda melakukan penyemak ejaan itu tidak menangkap banyak kesilapan yang teruk. Menggunakan "ada" untuk "mereka," contohnya, atau kekeliruan yang sangat lazim mengenai apostrophe dan jamak, seolah-olah setiap kata majmuk memerlukan tanda kekotoran. Cuba cari google ini atau kegemaran peribadi saya, 10 salah ejaan umum di oatmeal.com. Kesilapan-kesilapan ini berlaku kepada komunikasi anda tentang apa saja bayam besar yang ditangkap dalam gigi anda untuk senyuman anda.
8. Ingat ia bukan peribadi. E-mel syarikat anda milik syarikat, dan e-mel peribadi anda boleh dipanggil di mahkamah. Orang yang mahu dan tahu bagaimana boleh mengintip e-mel. Jangan menulis di dalam e-mel apa-apa yang memalukan kepada anda atau penerima anda, tidak sesuai, ketinggalan, haram, atau bodoh.
9. E-mel bukan untuk hujah-hujah. Perkataan marah tidak boleh degradasi. Tidak pernah berhujah dalam e-mel. Berjalan ke dewan atau dapatkan telefon. Saya telah belajar ini dengan cara yang sukar, memikirkan penggunaan bahasa Inggeris saya dengan bijak boleh menjadi titik yang lebih baik daripada yang saya dapat dengan ceramah lama. Ia tidak pernah berlaku. E-mel hampir tidak pernah memenangi titik atau menghentikan hujah. Ia sememangnya menjadikan keadaan lebih buruk, tidak lebih baik.
10. Fikiran benang-benang itu. Kebanyakan perisian e-mel kami membina e-mel yang panjang seperti kanak-kanak membina bola salji yang meluncur turun. Setiap e-mel baru dikumpulkan di bawah dalam benang. Adakah sesiapa di luar sana yang tidak sekurang-kurangnya pernah menyedari kecemasan, sudah terlambat, bahawa anda telah menghantar e-mel secara tidak sengaja kepada thread yang panjang yang mengandungi terlalu banyak maklumat atau komen yang memalukan tentang seseorang di sepanjang jalan. Tidakkah anda benci ketika itu berlaku? Dan kemudian, selain daripada masalah itu, hanya ada maklumat kosong yang tidak berguna kerana setiap e-mel baru dalam benang termasuk semua e-mel sebelumnya. Fikirkan berapa banyak enapcemar yang kami hantar melalui saluran paip. Adakah semua orang perlu diingatkan dalam setiap e-mel tentang semua yang dikatakan dalam semua e-mel yang berkaitan?
