Memo yang mengandungi berita buruk tentang pemotongan bajet adalah seperti tekanan untuk orang yang menulisnya untuk pekerja yang menerimanya. Tetapi ada cara untuk mengendalikan kerangka memo yang betul untuk tugas yang tidak menyenangkan ini, dan ia melibatkan menjaga kualiti seperti nada, ketepatan dan empati dalam fikiran. Menghadapi berita buruk tepat di dalam memo anda, menerangkan apa yang berlaku seterusnya, dan anda akan pergi jauh ke arah penerimaan alasan negatif ini.
$config[code] not foundArahan
Terangkan apa yang berlaku sebaik sahaja anda boleh memo. Mulakan dengan pengiktirafan bahawa berita yang akan anda sampaikan tidak diinginkan. Kemudian letakkan alasan pemotongan anggaran, dan lakukan dengan cara yang tenang dan rasional.
Terangkan maksud pemotongan anggaran untuk pekerjaan pekerja. Itulah soalan terbesar yang akan anda miliki dan anda perlu mengatasinya lebih awal. Nyatakan jabatan-jabatan di syarikat anda akan terjejas oleh luka-luka, dan berapa banyak pekerjaan akan di baris.
Elakkan menggunakan bahasa yang marah, merendahkan atau mengejek di mana-mana sahaja di dalam memo anda. Hormati pekerja anda dengan mengatakan kebenaran, dan dengan cara yang penuh kasih sayang. Tetapi jangan minta maaf atau tuliskan secara berlebihan tentang betapa kecewa yang anda rasa. Pekerja anda cenderung untuk melihat komen-komen seperti tidak ikhlas.
Tertarik dengan maklum balas. Beritahu pekerja anda bagaimana mereka boleh menghubungi anda dengan soalan tentang pemotongan anggaran. Cuba untuk menjangka pelbagai soalan yang akan mereka tanya, dan bersiaplah untuk memberikan jawapan ringkas dan kredibel.
Terima kasih kepada pekerja untuk masa mereka, bukan sahaja untuk membaca memo, tetapi untuk kerja keras dan komitmen mereka dalam pekerjaan. Elakkan belas kasihan menipu. Sebaliknya, tunjukkan empati dan kebimbangan. Berikan mereka sokongan dengan memasukkan maklumat dalam memo anda tentang kaunseling dan bentuk bantuan pekerja lain yang mungkin tersedia.
Mengarahkan pekerja ke sumber manusia untuk maklumat lanjut tentang pemotongan anggaran. Walaupun jabatan itu harus memaklumkan kepada pekerja mengenai pengaturan seperti pemecahan gaji, insurans, dan penempatan pekerjaan, elakkan menghantar pekerja di sana untuk menjawab soalan berorientasikan perhatian. Tanggungjawab anda untuk membuat pekerja merasa lebih selesa, dan mereka harus datang kepada anda dengan soalan-soalan itu.
Termasuk apa-apa lampiran yang anda ada mengenai pemotongan anggaran. Selepas menandatangani memo anda dengan janji yang ada untuk sebarang pertanyaan, anda juga boleh menambah nota-nota yang mengarahkan pembaca ke carta dan maklumat statistik lain yang menyokong keputusan untuk memotong belanjawan. Hal ini dapat membantu pekerja memahami dengan lebih baik alasan untuk bergerak.
Petua
Hentikan khabar angin dengan menulis memo secepat yang mungkin. Khabar angin tentang berita buruk yang mungkin mendatangkan masalah moral yang mengganggu yang perlu ditangani dengan cepat.
Semak memo anda dengan teliti untuk sebarang kesilapan tatabahasa, bahasa atau ejaan. Kesilapan akan mencemarkan pengumuman pengumuman yang serius.
