Adakah anda tahu bahawa majikan yang tidak memfailkan borang pelaporan Undang-undang Penjagaan Mampu (Obamacare) yang diperlukan dengan IRS mungkin tertakluk kepada hukuman maksimum $ 3 juta? Itu cukup untuk memastikan anda bangun pada waktu malam! Dan itu hanya satu keperluan undang-undang.
Majikan hari ini menghadapi pelbagai keperluan penyimpanan rekod pekerja, kerana infographic ini dari ComplyRight, sebuah syarikat yang berdedikasi untuk membebaskan pemilik perniagaan kecil beban pematuhan, membuat jelas. Dan syarat-syarat itu seakan bertambah setiap tahun.
$config[code] not foundKertas kerja dan beban rekod boleh jatuh lebih keras ke atas perniagaan kecil kerana entiti yang lebih kecil mempunyai kakitangan yang kurang untuk menguruskan fungsi HR, atau mungkin tidak mempunyai sumber HR yang khusus. Tapi berita baiknya ialah teknologi dapat membantu anda tetap memenuhi syarat pematuhan peraturan sebagai majikan.
Berikut adalah beberapa keperluan penyimpanan rekod pekerja yang mungkin mengejutkan (atau kejutan) anda:
Posting Kerja
Apabila majikan menyiarkan iklan untuk pembukaan kerja baru, mereka mesti menyimpan rekod selama setahun menurut Undang-undang Pekerjaan Diskriminasi Umur (ADEA).
Permohonan Kerja
Majikan yang dilindungi di bawah ADEA, Akta Orang Kurang Upaya Amerika (ADA) dan / atau Tajuk VII Akta Hak Sivil (Tajuk VII) mesti menyimpan semua permohonan pekerjaan dalam fail sekurang-kurangnya satu tahun. Keperluan satu tahun berlaku kepada pekerja bermusim dan sementara juga.
Resume
Resume yang dituntut mesti disimpan dalam fail untuk satu tahun, setiap ADEA dan ADA. Walau bagaimanapun, tidak ada keperluan untuk mengekalkan resume yang tidak diminta.
Rekod Penamatan
ADA dan Title VII menghendaki semua rekod penamatan disimpan selama satu tahun selepas tarikh penamatan pekerja.
Rancangan Manfaat
ADEA memerlukan pelan manfaat untuk disimpan dalam rekod selama satu tahun berikutan penamatan pelan di bawah ADEA. Di samping itu, Akta Keselamatan Pendapatan Persaraan Pekerja (ERISA) memerlukan rekod pelan manfaat untuk disimpan selama enam tahun.
Penilaian Prestasi
Akta Piawaian Buruh yang Adil (FLSA) menghendaki penilaian prestasi disimpan selama dua tahun.
Rekod Cukai Pengangguran
Menurut Akta Cukai Pengangguran Persekutuan (FUTA), anda perlu menyimpan rekod cukai pengangguran selama empat tahun dari tarikh atau pembayaran yang kena dibayar cukai, yang mana kemudiannya.
Borang I-9
Borang I-9 dan maklumat pengesahan tambahan yang mengesahkan bahawa pekerja dibenarkan untuk bekerja di A.S. perlu disimpan selama tiga tahun dari tarikh sewa atau satu tahun selepas tarikh penamatan, mana yang akan datang kemudian. Undang-undang yang berkenaan adalah Akta Pembaharuan dan Kawalan Imigresen (IRCA).
Kontrak Pekerjaan
Jika anda mempunyai kontrak pekerjaan dengan pekerja, anda dikehendaki menyimpan semua kontrak selama tiga tahun setiap FLSA.
Borang OSHA untuk Kecederaan dan Penyakit
Majikan yang mempunyai 11 atau lebih pekerja mesti menyimpan semua bentuk pelaporan atau kecederaan untuk sekurang-kurangnya lima tahun selepas akhir tahun kalendar.
Landskap Pematuhan yang Hilang
Seperti yang dijelaskan di atas, majikan tertakluk kepada undang-undang menyimpan rekod pekerja yang sentiasa berkembang.
Ia bukan sekadar bilangan keperluan undang-undang yang membuat pematuhan mencabar. Itulah hakikat bahawa undang-undang sentiasa berubah - dan kompleks.
Undang-undang sering diisi dengan nuansa, pengecualian dan definisi terperinci. Keperluan rekod rekod boleh merangkumi beberapa majikan berdasarkan saiz atau industri mereka, tetapi bukan yang lain.
Undang-undang juga sering berubah, dan undang-undang dan peraturan baru ditambah. Sekiranya anda terperangkap dengan perubahan atau undang-undang baru, syarikat anda mungkin akan membayar denda yang tinggi. Ingat, kekurangan pengetahuan biasanya bukan pembelaan.
Teknologi: Yayasan Perlu untuk Pematuhan Majikan
Penetapan rekod pekerja adalah salah satu daripada kawasan hari ini di mana tahap teknologi lapangan bermain untuk perniagaan kecil.
Aplikasi penyimpanan rekod pekerja yang baik dapat membantu anda memenuhi keperluan undang-undang yang lebih baik yang berlaku untuk perniagaan anda - itu diberikan.
Tetapi perisian rekod penyimpanan terbaik hari ini boleh menambah nilai yang lebih banyak lagi.
Aplikasi produktiviti terbaik aplikasi dengan membantu pasukan perniagaan kecil bekerja lebih pintar, tidak lebih keras. Petua: cari perisian yang pantas untuk bermula, intuitif dan mudah digunakan. Lihat juga ciri-ciri seperti arahan automatik dan peringatan untuk kecekapan tambahan.
Aplikasi penyimpanan rekod pekerja yang baik boleh menjimatkan wang dengan menguruskan risiko. Anda mendapat ketenangan fikiran dan tidur dengan lebih baik mengetahui perniagaan kecil anda mempunyai alat untuk mematuhi keperluan penyimpanan rekod yang rumit, seperti syarikat besar.
Berikut adalah satu lagi manfaat besar teknologi: rekod elektronik bukan kertas. Mengekalkan salinan sukar rekod pekerja bukan sahaja memerlukan sejumlah besar ruang fizikal tetapi juga menuntut organisasi yang melampau. Pekerja purata membazir 400 jam setiap tahun mencari dokumen kertas.
Dokumentasi elektronik mendapat daya tarikan di atas kertas, menurut ComplyRight. Tidak mengejutkan mengapa. Apabila rekod disimpan secara elektronik, maklumat disatukan di satu tempat dan mudah dicari. Kakitangan boleh mengambil data pekerja dalam beberapa klik.
Dan apabila syarikat anda tumbuh, dan rekod berganda, sistem penyimpanan rekod elektronik menjadikannya lebih mudah untuk mengatur dan mendapatkan jumlah data yang semakin meningkat. Tanpa menyeret kertas yang tidak cekap, anda boleh meningkatkan perniagaan anda dengan lebih cepat.
Di mana Cari Bantuan Pencatatan Pekerja
Untuk melihat senarai terperinci keperluan penyimpanan rekod pekerja dan mengenal pasti orang-orang yang memohon perniagaan anda, muat turun "Garis Panduan Pengekalan Rekod Pekerja untuk Majikan dan Pengurus Sumber Manusia" dari ComplyRight.
Dan periksa App Records Pekerja dari HRDirect. Ia percuma dan cepat untuk bermula - dan ia memudahkan pengurusan rekod pekerja.
Gambar Pengurus melalui Shutterstock
Lebih banyak di: Ditaja 3 Komen ▼
