Microsoft Team adalah alat komunikasi dalam Office 365 yang memberi perniagaan kecil cara yang mudah untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan pekerja. Bagi mereka yang tidak menggunakan Microsoft Team, ia boleh membantu mendapatkan beberapa petua dan pandangan berharga daripada para pakar untuk memanfaatkannya.
Tips Pasukan Microsoft
Simona Millham adalah Jurulatih Bertauliah Microsoft dan pelatih untuk platform pembelajaran IT CBT Nuggets. Beliau berkongsi beberapa petua yang berharga untuk memanfaatkan kebanyakan Pasukan Microsoft untuk perniagaan kecil dalam temu bual email dengan Trend Perniagaan Kecil.
$config[code] not foundKurangkan Komunikasi E-mel
Salah satu manfaat terbesar dari Microsoft Teams adalah bahawa ia membolehkan perniagaan menyimpan semua komunikasi mereka terorganisir di satu tempat, bukannya bergantung pada rantai e-mel yang lama yang mudah hilang dalam shuffle. Jadi, jika anda akan memanfaatkan sepenuhnya Pasukan Microsoft, gunakannya sebagai ganti, bukan sebagai tambahan, e-mel untuk komunikasi dalaman.
Millham berkata, "Jika seseorang menghantar e-mel kepada pasukan yang meminta persoalan yang agak remeh, dan semua orang menjawab, itu menghasilkan banyak e-mel yang banyak. Perbualan adalah di tengah-tengah Pasukan, menjadikannya mudah untuk melihat benang sekilas, dan dengan cepat bertindak balas di mana relevan. "
Kongsi Perbualan dengan Ahli Pasukan Baru
Pasukan Microsoft juga boleh membuat pegawai baru yang lebih mudah. Apabila anda membuat sewa baru, atau menambah ahli pasukan sedia ada ke projek baru, anda boleh berkongsi perbualan dari benang atau projek dengan mereka supaya mereka dapat mengejar dengan mudah, bukannya menghantar e-mel yang banyak atau menyerahkan dokumen-dokumen yang rumit.
Melekat dengan Kelompok Kecil
Pasukan Microsoft membolehkan anda menetapkan kumpulan yang berlainan dalam organisasi anda supaya anda boleh menyimpan perbualan dengan ahli pasukan yang berkaitan. Tetapi jangan pergi ke kumpulan membuat kumpulan untuk setiap kombinasi pekerja yang mungkin. Pertimbangkan siapa yang bekerjasama pada projek yang paling kerap dan ciptakan hanya kumpulan-kumpulan yang masuk akal untuk tidak mengatasi semua orang dengan banyak pilihan. Anda boleh menambah lebih lama kemudian.
Mempunyai Matlamat untuk Setiap Kumpulan
Sekiranya anda berjuang untuk menentukan kumpulan mana yang akan bermula, pertimbangkan apa yang anda mahu capai untuk setiap kumpulan. Sebagai contoh, anda mungkin mahu kumpulan hanya untuk pengurusan peringkat atas, yang anda akan beralih ketika membuat keputusan strategik yang besar. Tetapi anda juga mungkin mahu kumpulan hanya untuk tujuan khusus seperti sokongan IT dan pemasaran media sosial.
Tambah Kumpulan seperti Anda Pergi
Dari sana, anda sentiasa boleh menambah kumpulan sebagai projek khusus memanggil mereka. Katakan anda mempunyai projek pelanggan khas yang melibatkan orang dari beberapa jabatan yang biasanya tidak berfungsi bersama. Buat kumpulan yang hanya untuk contoh itu supaya mereka pekerja tidak perlu berkomunikasi dalam benang yang lebih umum.
Sediakan Persidangan Audio
Microsoft Team juga menawarkan ciri persidangan audio supaya anda boleh menjadi tuan rumah mesyuarat suara dalam kumpulan tertentu atau hanya dengan satu atau dua ahli pasukan. Ini boleh menjadi ciri yang sangat berguna terutamanya jika anda mempunyai beberapa ahli pasukan yang bekerja dari jauh. Anda juga boleh menggunakannya untuk berkomunikasi dengan pelanggan di luar melalui ciri akses tetamu baru.
Buat Strategi Komunikasi
Tentunya, Microsoft Team bukan satu-satunya produk Microsoft yang menawarkan ciri komunikasi seperti panggilan sembang dan audio. Tetapi Millham memberi amaran agar tidak terlalu terperangkap dalam menggunakan setiap pilihan yang ada. Sebaliknya, buat pelan khusus yang menggariskan di mana keadaan anda akan menggunakan Pasukan Microsoft untuk komunikasi berbanding platform lain.
Millham menerangkan, "Saya fikir salah satu cabaran terbesar adalah membantu pengguna perniagaan memahami peralatan WHICH Microsoft Office 365 untuk digunakan WHEN. Terdapat pertindihan antara fungsi Pasukan, Yammer dan Skype untuk Perniagaan yang benar-benar mengelirukan untuk pengguna, dan mereka cenderung hanya gagal untuk menghantar e-mel tanpa panduan. Oleh itu, cadangan saya adalah bahawa perniagaan mengambil sedikit masa untuk berfikir melalui alat yang sesuai dengan bahagian organisasi yang terbaik - dan menjalankan beberapa juruterbang dengan kumpulan pengguna yang berbeza - dan kemudian memberikan panduan dan kesedaran kepada pengguna akhir. "
Strategi Komunikasi Ujian
Sebagai Millham disebutkan, ia boleh memberi manfaat untuk benar-benar menguji strategi komunikasi yang berbeza di dalam organisasi anda untuk melihat apa yang paling sesuai untuk pasukan tertentu anda. Sebagai contoh, anda mungkin mendapati masuk akal untuk menggunakan Skype untuk panggilan pelanggan jika kebanyakan pelanggan anda sudah mempunyai Skype ID dan tidak mahu mendaftar untuk akses tetamu dengan Microsoft Teams. Tetapi anda boleh memilih untuk menyimpan semua panggilan dalaman dalam Pasukan demi kesederhanaan. Tetap terbuka kepada input pekerja supaya anda dapat mengoptimumkan pelan anda untuk keperluan mereka.
Tetap Up-to-Date dengan Ciri-ciri Baru
Pasukan Microsoft sentiasa berubah dan menambah fungsi baru yang boleh memberi manfaat kepada pasukan anda atau mengubah cara anda menggunakan platform. Contohnya, Microsoft sedang dalam proses mengintegrasikan fungsi Skype untuk Perniagaan ke dalam Pasukan. Millham mengesyorkan menyemak dokumentasi Microsoft Teams dan panduan praktikal untuk maklumat lanjut dan kemas kini mengenai sebarang perubahan atau ciri baru.
Melatih Pekerja Anda
Ia juga penting untuk memastikan bahawa pekerja anda memahami bagaimana untuk memanfaatkan sepenuhnya Pasukan Microsoft. Dan terdapat banyak sumber yang tersedia untuk tujuan itu. CBT Nuggets menyediakan satu pilihan untuk latihan Microsoft Team.
Millham berkata, "Bagi pemilik perniagaan kecil, ia merangkumi gambaran keseluruhan sumber untuk dipertimbangkan ketika menyusun Pasukan dan menggalakkan penggunaan pengguna. Bagi pekerja, ia meliputi cara menggunakan saluran, perbualan, mesyuarat, perkongsian fail, wiki dan banyak lagi. "
Imej: Microsoft
1
