Seorang perancang mesyuarat di sebuah hartanah penginapan persidangan besar bertanggungjawab atas peristiwa klien dari hubungan awal sehingga kumpulan meninggalkan hotel. Perancang mengendalikan segala-galanya dari mesyuarat tempahan dan bilik hotel ke persediaan makanan dan peralatan. Di dalam kemudahan besar, mungkin terdapat beberapa perancang rapat yang semuanya mempunyai bidang kepakaran yang berlainan dan bekerjasama dalam acara-acara kumpulan. Contoh-contoh kawasan yang berbeza ini termasuk tempahan, makanan dan minuman dan perhubungan awam.
$config[code] not foundPerhubungan Awam dan Pemasaran
Dalam peranan ini, perancang mesyuarat berfungsi sebagai wakil dari kemudahan penginapan dan persidangan kepada orang ramai. Tugas perancang adalah untuk memastikan kemudahan itu mempunyai reputasi yang positif dan membantu membawa tempahan klien. Perancang mesyuarat membuat risalah yang menggariskan perkhidmatan kemudahan, bertindak balas kepada pertanyaan emel atau telefon mengenai perkhidmatan perancangan acara dan memberi maklumat mengenai kemudahan dan perkhidmatan mesyuarat semasa untuk digunakan di laman web hotel. Dalam peranan ini, perancang mencipta kandungan untuk iklan multimedia untuk jabatan perancangan acara kemudahan itu. Perancang juga diperlukan untuk menjangkau perniagaan dan konvensyen untuk menggalakkan perniagaan baru dan berterusan.
Tempahan dan Pendaftaran
Apabila bekerja terutamanya dalam tempahan dan pendaftaran, perancang mesyuarat membantu pelanggan membuat tempahan hotel dan dewan untuk hadirin. Bergantung kepada sejauh mana kumpulan itu dan aktiviti apa yang akan diadakan di tempat, perancang mesyuarat menunjukkan bilik mesyuarat di pusat persidangan itu paling sesuai dengan keperluan pelanggan. Perancang juga menyusun kumpulan bilik hotel untuk peserta pelanggan dan membantu dengan apa-apa penginapan overflow yang diperlukan. Sebahagian daripada peranan mesyuarat perancang ini termasuk merundingkan kadar diskaun kumpulan dan mungkin membantu pengaturan perjalanan. Perancang mesyuarat juga membantu pendaftaran di tempat untuk hadirin.
Video Hari Ini
Dibawa kepada kamu oleh Sapling Dibawa kepada kamu oleh SaplingMakanan dan minuman
Setiap konvensyen memerlukan perkhidmatan makanan dan minuman. Nasib baik untuk pelanggan, perancang mesyuarat di lokasi dengan mudah menjaga perkara ini untuk mereka. Perancang mesyuarat membantu pelanggan untuk mengetahui berapa banyak makanan yang diperlukan untuk jumlah peserta yang diunjukan. Sebahagian daripada ini membantu menentukan sama ada makanan perlu dihidangkan di makan malam atau gaya bufet dan minuman apa yang harus ditawarkan. Perancang mesyuarat membincangkan menu untuk setiap hidangan dengan pelanggan dan membantu untuk membangunkan belanjawan atau perjanjian pakej untuk pelanggan.
Tugas Teknikal
Terdapat banyak aspek teknikal yang berbeza mengenai tugas perancang mesyuarat di dalam hartanah penginapan persidangan besar. Salah satu aspek kewangan teknikal peranannya adalah untuk membantu pelanggan mengembangkan belanjawan dan menentukan bagaimana semua perkhidmatan di kemudahan tersebut akan dibayar. Perancang mesyuarat menganjurkan keseluruhan acara klien, memastikan pelanggan tahu apa bilik persidangan disediakan pada masa apa dan membuat jadual acara. Perancang juga bertanggungjawab untuk mencari, menyewa dan menyediakan sebarang peralatan audio visual atau peralatan khusus lain yang diperlukan pelanggan. Perancang mesyuarat juga boleh mencari dan mengatur hiburan pada permintaan pelanggan.
