Salah satu masa yang paling tertekan bagi kebanyakan pemilik perniagaan kecil adalah apabila aliran tunai menjadi ketat kerana pembayaran tidak datang dari pelanggan. Tidak semestinya perniagaan anda tidak bergerak dengan lancar, tetapi kerana pelanggan anda tidak membayar dengan tepat pada masanya.
Dalam panduan ini untuk pencairan dan pembayaran, kami ingin berkongsi dengan anda beberapa amalan terbaik untuk membuat invois pelanggan anda. Di samping itu, kami ingin berkongsi cara untuk memastikan anda dibayar tepat pada masanya (atau sedekat mungkin) supaya anda tidak perlu risau tentang aliran tunai.
$config[code] not foundGunakan Perisian Pencabutan
Menggunakan perisian invois seperti Hiveage mempunyai beberapa manfaat untuk perniagaan anda. Sebagai permulaan, ia menunjukkan pelanggan anda bahawa proses perakaunan anda adalah profesional dan teratur. Mereka juga akan tahu bahawa mereka tidak akan dapat melepaskan keretakan dan kehilangan pembayaran.
Di akhir anda, anda akan dapat dengan mudah menjejak promosi istimewa yang ditawarkan kepada pelanggan tertentu, berapa cepat atau lambat pelanggan cenderung membayar, yang mana invois telah luput, dan banyak lagi.
Anda juga akan dapat menjalankan laporan terperinci yang akan membantu anda apabila pelanggan berminat dalam invois mereka berbanding dengan sejarah pembayaran. Anda juga boleh menjalankan laporan ini apabila pelanggan membantah jumlah produk atau perkhidmatan yang mereka terima berhubung jumlah yang telah mereka invois.
Bincangkan Butiran Invois di Mula
Apabila anda mula bekerja dengan pelanggan baru, adalah baik untuk mendapatkan butir-butir penyiaran yang dikonfirmasi sedini mungkin. Sesetengah pelanggan akan berpuas hati dengan pembayaran invois semata-mata kerana satu perkara, seperti nombor pesanan pembelian, hilang. Inilah yang anda perlukan untuk menubuhkan hak dari awal untuk memastikan masa depan pembayaran invois yang berjaya.
Adakah pelanggan anda memerlukan W-9 anda pada awal bekerja bersama? Adakah pelanggan anda mahu nama projek tertentu atau nombor PO pada setiap invois? Adakah pelanggan anda mempunyai banyak alamat perniagaan dan memerlukan satu yang tertentu pada invoicing untuk routing yang betul? Cari perkara-perkara ini supaya mereka tidak mempunyai alasan yang sah untuk menangguhkan pembayaran.
Kebanyakan pelanggan adalah baik dengan menjadi invois dalam talian melalui e-mel. Tetapi ada yang masih mahu mendapatkan salinan keras itu datang dalam surat. Pastikan menghantar invois anda dengan sewajarnya.
Pelanggan yang berlainan mempunyai peraturan yang berbeza apabila ia datang kepada invois. Sesetengah invois mesti pergi kepada pemilik syarikat untuk kelulusan, dan kemudian akan meleleh ke perakaunan. Yang lain mesti pergi ke perakaunan dengan CC ke pengurus projek yang anda bekerjasama supaya mereka boleh menghantar OK ke perakaunan.
Kadang-kadang, anda akan mempunyai pelanggan di mana invois mesti dihantar sebagai PDF kepada seorang untuk kelulusan. Kemudian ia mesti dihantar kepada orang lain untuk mendapat kelulusan. Akhirnya, ia mesti dihantar ke jabatan perakaunan luar secara elektronik.
Ketahui prosesnya untuk pelanggan anda dan ikutinya dengan sewajarnya.
Jelas Menentukan Syarat Anda
Menghairankan, sesetengah orang tidak menentukan istilah pembayaran. Mereka hanya meninggalkan lalai apabila menerima invois. Sekiranya istilah pembayaran anda tidak diterima selepas penerimaan, maka anda perlu menukarnya pada invois anda dengan sewajarnya. Jika tidak, orang akan mengandaikan anda tidak menukar istilah pembayaran daripada tetapan lalai dan membuat istilah pembayaran mereka sendiri.
Bercakap tentang istilah pembayaran, satu cara untuk memastikan anda dibayar sebelum anda membuat kerja atau menghantar produk tersebut adalah untuk menawarkan diskaun untuk bayaran pendahuluan. Pelanggan anda akan suka peluang untuk menjimatkan sedikit, dan anda akan menyukai fakta bahawa anda tidak perlu risau tentang mendapatkan kaku.
Jelas Menentukan Masa Harapan Pencabulan
Biarkan pelanggan anda tahu terlebih dahulu bahawa anda biasanya membuat invois pada akhir bulan, pertama bulan, tengah bulan, mingguan, dua kali seminggu, atau apabila projek selesai. Dengan cara itu, mereka tahu bila mereka boleh menjangka menerima invois anda dan sememangnya akan mencari.
Tawaran Lebih Daripada Satu Cara untuk Bayar
Hanya kerana 90 peratus pelanggan menggunakan PayPal atau membayar dalam talian tidak bermakna 10 peratus lagi akan. Dengan membenarkan pelanggan anda membayar melalui kad kredit atau cek, anda akan dapat menghapus sebahagian besar halangan pembayaran untuk kebanyakan pelanggan anda.
Untuk memastikan pelanggan anda dapat membayar cara yang mereka mahu, masukkan alamat surat anda pada invois dan membolehkan pilihan pembayaran tambahan untuk mereka membayar dalam talian di luar PayPal.
Alternatif pemprosesan kad kredit yang baik kepada PayPal termasuk Stripe, Braintree, dan Perizinan. Ketiga-tiga mereka mempunyai harga yang sama pada 2.9% + $ 0.30 setiap transaksi. Bayaran tambahan termasuk yang berikut.
- Braintree tidak mengenakan yuran transaksi pada 50k pertama yang diproses melalui mereka. Mereka mengenakan tambahan 1% untuk transaksi mata wang antarabangsa.
- Braintree dan Stripe mengenakan yuran caj balik sebanyak $ 15.
- Stripe mengenakan tambahan 2% untuk transaksi mata wang antarabangsa.
- Kebenaran mengenakan yuran persediaan $ 49, yuran gerbang bulanan $ 25, yuran penilaian sebanyak 1.5% untuk urus niaga antarabangsa, dan yuran caj balik $ 25.
Jadi bagaimana anda memilih? Berikut adalah beberapa soalan untuk bertanya mengenai perniagaan anda.
- Adakah anda mahu menerima pembayaran melalui telefon atau pada peranti mudah alih anda secara peribadi?
- Adakah anda hanya mahu menerima pembayaran kad kredit standard (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, dll) atau adakah anda juga mahu menerima kaedah pembayaran yang lebih baru seperti Apple Pay, Bitcoin, atau Venmo?
- Adakah anda memerlukan bil berlangganan? Pilihan pembayaran split?
- Adakah anda mempunyai pelanggan di seluruh dunia dan di negara-negara yang tidak boleh menggunakan PayPal?
Sebaik sahaja anda mempunyai jawapan kepada soalan-soalan ini, anda sepatutnya dapat memadankan ciri pemproses pembayaran dengan keperluan anda untuk menentukan mana yang sesuai untuk perniagaan anda.
Juga, ambil perhatian bahawa jika anda mempunyai pelanggan yang tidak membayar melalui PayPal kerana mereka mempunyai sesuatu terhadap PayPal, mereka mungkin tidak menyukai Braintree sama ada sejak Braintree telah diperoleh oleh PayPal.
Sahkan Bahawa Anda Telah Dihantar Invois
Anda tahu bahawa anda boleh bergantung pada perisian invois anda. Oleh itu, anda tidak semestinya melakukan ini kerana anda tidak percaya pada perisian anda, tetapi lebih banyak untuk mendapatkan peringatan pertama bahawa ya, anda telah menghantar invois anda.
Selepas anda menghantar invois kepada pelanggan kali pertama, e-mel kepada orang yang sepatutnya menerima invois dan sesiapa sahaja yang perlu disalin padanya yang anda baru hantar dalam invois anda. Ia boleh dimasukkan sebagai sebutan biasa yang berlaku dengan kemas kini projek anda.
Anda biasanya hanya perlu melakukan ini dengan pelanggan pertama atau pelanggan yang lazimnya lewat lewat pembayaran. Dengan pelanggan kali pertama, ia membolehkan anda memastikan butir-butir penyiaran adalah betul.
Hantar Peringatan Lembut
Tidak semua orang akan membayar 100% pada masanya. Sesetengah orang akan secara sah sibuk sehingga mereka tidak sengaja melupakan invois anda. Pada mulanya, anda ingin menganggap bahawa invois anda dilupakan secara tidak sengaja dan merangka peringatan anda dengan sewajarnya.
Apabila menyambung invois, beberapa cara hebat untuk menghampirkan peringatan invois termasuk perkara berikut, termasuk beberapa kata untuk situasi khas.
- Saya perhatikan anda belum melihat invois saya lagi. Hanya sekiranya ia tidak datang dengan betul, saya mengembalikannya. Saya juga akan melampirkan salinan melalui PDF dalam e-mel yang berasingan. Anda tidak pernah tahu dengan penapis spam e-mel pada hari ini.
- Saya tahu anda sibuk dengan pelancaran projek baru baru-baru ini. Sekiranya ia dimakamkan di peti masuk anda, inilah invois saya untuk kerja bulan lepas.
- Saya harap anda mempunyai perjalanan yang baik! Saya tahu anda mungkin mendapat banyak usaha, jadi saya ingin memastikan ini berada di bahagian atas senarai sejak 30 hari.
- Ini hanya peringatan mesra mengenai invois saya dari bulan lepas. Masa lalat, tetapi sejak sudah 30 hari, saya fikir saya akan memberitahu anda.
Untuk sebahagian besar, ini harus menyelesaikan masalah dan anda harus mendapat balasan - dan pembayaran. Sekiranya anda tidak menerima respons daripada seseorang, anda boleh menghantar peringatan yang lembut kepada orang lain. Biarkan orang itu mengetahui bahawa anda tidak pernah mendengar tentang invois anda dan anda ingin memastikan ia dibuat kepada mereka.
Jika anda tidak mempunyai peringatan yang diperibadikan, itu juga baik. Anda boleh memilih untuk menghantar peringatan automatik!
Letakkan Kaki Anda
Jika peringatan di atas tidak disedari, maka anda mungkin perlu sedikit lebih agresif. Ini amat penting sekiranya invois telah menjadi terlalu teruk. Terdapat beberapa perkara yang harus dipertimbangkan sebelum anda mengambil jalan ini.
- Adakah anda mahu syarikat ini kekal sebagai pelanggan? Jika anda berbuat demikian, bersimpati dengan pembayaran yang perlahan mungkin akan menghasilkan kesetiaan masa depan anda.
- Bolehkah anda menghentikan penghantaran atau perkhidmatan kerana tidak membayar? Sekali lagi, pilihan ini mungkin datang kepada sama ada anda mahu syarikat ini tetap menjadi pelanggan.
Dengan jawapan ini, bertindaklah dengan sewajarnya. Mula dengan mengembalikan invois anda, secara digital dan melalui pos. Hubungi pelanggan anda dan biarkan mereka tahu bahawa anda memahami bahawa perkara mungkin sukar, tetapi anda telah menyelesaikan perkhidmatan yang dipersetujui atau menghantar produk yang boleh dihantar. Oleh itu, pembayaran semasa akan dibayar dengan segera.
Ya, ini boleh menjadi tidak selesa. Tetapi ia juga perniagaan. Anda mungkin bukan satu-satunya vendor yang pelanggan anda terlambat membuat pembayaran, jadi anda tidak akan menjadi satu-satunya yang menguatkuasakan masalah itu. Tetapi jika anda satu-satunya yang memberi tekanan kepada mereka, anda mungkin akan dibayar terlebih dahulu. Atau sekurang-kurangnya pertama selepas utiliti penting, sewa, dan tagihan lain dibayar.
Dengan berterusan isu ini boleh mengecewakan kepada anda dan pelanggan anda, tetapi ia boleh menjadi kunci dalam mendapatkan bayaran. Sesetengah pemilik perniagaan kecil telah dilaporkan dibayar lewat dua tahun selepas sesuatu tuntutan dibuat. Walaupun terlambat tidak pernah baik, ia lebih baik daripada tidak pernah.
Gambar Invois melalui Shutterstock
Lebih dalam: Artikel Popular 9 Komen ▼
