Masa adalah salah satu aset paling berharga kepada pemilik perniagaan. Tetapi dengan begitu banyak masa membuang tugas pada senarai tugas anda, anda perlu mengawal kerja anda atau ia akan mengawal anda. Nasib baik, teknologi boleh membantu.
$config[code] not foundBerikut adalah 10 tugas membuang masa bersama untuk mengautomasikan masa untuk membebaskan:
E-mel Penyusun
Sebelum anda berurusan dengan e-mel, ia membantu mengaturnya. Salah satu langkah kecekapan terbaik yang anda boleh buat ialah dengan menggunakan fungsi label, tag dan / atau folder dalam program e-mel anda. Dengan cara itu, anda boleh menangani e-mel penting terlebih dahulu, dan yang kurang penting kemudian (atau mungkin tidak pernah). Ia juga membantu anda untuk "mengemas" e-mel untuk kecekapan.
Sebagai contoh, beberapa mesej mungkin memerlukan tindak balas serta-merta sementara yang lain boleh menunggu. Atau anda mungkin mahu memberi tumpuan kepada e-mel yang berkaitan dengan satu projek tertentu pada satu masa. Keadaan ini sesuai untuk folder berlabel.
Platform e-mel seperti Gmail secara automatik boleh menyusun e-mel ke dalam folder, mengikut peraturan yang anda tetapkan. Sebagai contoh, buletin mingguan boleh masuk ke dalam satu folder. E-mel dari pelanggan boleh dihantar ke folder keutamaan atau dilabel sebagai "penting."
Menjawab E-mel
Apabila sudah tiba masanya untuk bertindak balas kepada e-mel, ada kemungkinan beberapa respons yang akan sama atau sekurang-kurangnya serupa. Sebagai contoh, anda mungkin menghantar maklum balas yang serupa kepada pertanyaan daripada bakal pelanggan atau orang awam.
Dalam keadaan tersebut, anda boleh menjimatkan banyak masa dengan menggunakan tindak balas kalendar dalam Gmail atau templat e-mel dalam Outlook.
Menghantar ke Media Sosial
Melibatkan diri secara peribadi dalam media sosial adalah penting - dan anda tidak sepatutnya melangkauinya. Itu tidak bermakna anda perlu melakukan setiap perkara secara manual, walaupun.
Apabila memaparkan kemas kini am, pautan atau kandungan yang serupa, penjadualan aplikasi seperti Buffer dan Hootsuite dapat membantu anda menjimatkan masa dengan menjadualkan siaran untuk disiarkan secara langsung sepanjang minggu. Daripada berulang-alik antara tapak dan aplikasinya, anda menguruskan segala-galanya dari satu papan pemuka.
Platform blog seperti situs WordPress dan e-niaga seperti Etsy juga menawarkan pilihan untuk secara automatik menghantar pautan atau produk baru ke laman media sosial.
Akhir sekali, jika anda memilih untuk mengikat kandungan pihak ketiga untuk pengikut anda, perkhidmatan seperti $ 99 Sumber sosial dan kandungan siaran ke akaun sosial anda, mengikut arahan anda. Itu akan membebaskan anda untuk bekerja pada strategi sosial, bukannya butiran pelaksanaan.
Pelantikan Penjadualan
Pernahkah anda pergi berulang-alik untuk menjadualkan temujanji dengan beberapa orang yang sibuk - bergelut untuk mencari tarikh dan masa yang berfungsi semua orang kalendar? Ia boleh mengecewakan.
Jika anda menjadualkan banyak temu janji, anda boleh menghabiskan berjam-jam setiap tahun pada masa ini membuang-buang tugas. Sebaliknya, mengapa tidak melaksanakan aplikasi penjadualan dalam talian seperti ScheduleOnce?
Anda hanya menyambung kalendar sedia ada anda ke aplikasi. Apl penjadualan yang baik akan diintegrasikan dengan kalendar yang popular seperti Outlook dan kalendar Google. Kemudian, jemput pihak ketiga untuk pergi ke talian untuk melihat apa yang ada pada jadual anda, dan pilih tarikh dan masa yang sesuai untuk mereka.
Sesetengah orang pintar juga termasuk pautan ke kalendar dalam talian mereka dalam tandatangan e-mel mereka - memotong satu lagi langkah keluar dari proses itu.
Anda akan menghindari membuang masa dan membandingkan e-mel. Mesyuarat penjadualan tidak begitu mudah seperti dengan aplikasi penjadualan.
Menghantar Invois Berulang
Sekiranya anda membuat bil klien atau pelanggan untuk jumlah yang sama setiap bulan, mudah untuk mengautomasikannya. Sesetengah perisian perakaunan seperti Xero boleh ditubuhkan untuk menjana dan menghantar e-mel kepada invois berulang. Sesetengah sistem juga menghantar peringatan susulan jika invois tidak dibayar tepat pada masanya.
Atau mungkin anda mempunyai pelanggan mengenai aturan pengebilan kad kredit berulang, seperti untuk langganan. Dalam hal ini, gunakan sesuatu seperti Freshbooks atau PayPal untuk mengisi kad pelanggan setiap bulan.
Banyak perniagaan kecil yang menyedihkan untuk menghantar dan menindaklanjuti invois. Mengotomatikkan menjimatkan masa, tentu saja. Ini juga menjadikan tugas ini penting yang mungkin akan runtuh.
Menggali Laporan Trafik Laman Web
Salah satu cara terbaik untuk belajar bagaimana untuk menarik lebih banyak lalu lintas laman web, adalah untuk memahami trafik anda yang sedia ada dengan lebih baik. Anda perlu tahu apa yang sedang berlaku hari ini - dan apa yang tidak. Dalam erti kata lain, anda perlu mempunyai pegangan yang baik pada apa yang dicari pengunjung, bagaimana mereka sampai ke laman web anda, dan apa yang mereka lakukan sebaik sahaja mereka tiba di sana. Adalah penting untuk mengkaji semula ini secara berkala untuk mengukur sama ada anda membuat kemajuan.
Tetapi menyaring melalui jumlah besar data Google Analytics memerlukan masa. Dan anda mungkin menangguhkan.
Sebaliknya, ambil masa - sekali - untuk menyediakan laporan mengenai statistik utama. Kemudian, laporkan kepada anda dan / atau orang lain pada pasukan anda seminggu sekali. Anda boleh menghantarnya sebagai PDF atau sebagai spreadsheet CSV.
Laporan lalu lintas Google Analitik yang berulang ini akan menjimatkan masa yang sangat panjang dalam jangka panjang. Daripada melawat papan pemuka Google Analitis dan menyaring data secara manual (apabila anda mengingati!), Anda akan mempunyai laporan yang dihantar setiap minggu supaya anda dapat melihat dengan pantas atau menutup dalam mesyuarat pasukan.
Mengendalikan Komunikasi Sokongan Pelanggan
Perniagaan kecil cenderung untuk mencapai titik di mana menangani isu pelanggan melalui e-mel biasa menjadi sukar dikawal. Anda akhirnya menyalin dan menyisipkan maklumat dari e-mel ke sistem perisian lain, seperti sistem kemasukan pesanan atau pangkalan data kenalan anda.
Lebih buruk lagi, komunikasi penting dikebumikan dalam peti masuk seseorang pekerja. Yang lain dalam syarikat itu tidak mempunyai penglihatan, melainkan jika anda masih ingat untuk menghantar e-mel secara e-mel secara manual untuk menyimpannya dalam gelung.
Perisian meja bantuan seperti Groove boleh menjadi lifesaver. Meja bantuan atau sistem tiket mendapatkan komunikasi pelanggan ke satu tempat utama, secara automatik memberitahu semua ahli pasukan yang tepat.
Kemudian pergi dengan lebih baik - gunakan alat seperti Zapier untuk mengintegrasikan komunikasi sokongan pelanggan dengan sistem lain yang anda gunakan. Gunakan Zapier untuk menghantar komunikasi kepada perisian perakaunan anda (seperti untuk mengemas kini maklumat hubungan pelanggan). Atau hantar ke sistem pengurusan projek anda (seperti jika penyelenggaraan akaun khusus diperlukan).
Dengan mengintegrasikan dengan sistem lain, anda akan mengelakkan kemasukan data pendua, atau lebih buruk lagi, masa membuang kesan kekeliruan dan kesilapan.
Menggali Email Marketing Pemantauan
Program-program automasi pemasaran seperti Infusionsoft dapat membantu pasukan kecil mendapatkan leverage. Anda boleh menyediakan kempen pemasaran dengan siri komunikasi untuk setiap langkah.
Sebagai contoh, katakan prospek datang ke laman web anda dan mengisi borang untuk memuat turun whitepaper percuma anda. Anda boleh menghantar beberapa siri komunikasi susulan untuk memupuk pemimpin itu - tanpa perlu memulakan e-mel secara manual setiap kali. Itu leverage!
Mengisi Borang Dalam Talian
Setiap kali anda cuba mendaftar untuk platform dalam talian, perkhidmatan, surat berita atau apa sahaja yang memerlukan pendaftaran, anda mungkin mengisi borang.Mengisi satu borang di sini atau tidak ada masalah besar. Tetapi bersama-sama mereka menambah sehingga salah satu daripada masa membuang tugas dalam hidup anda.
Program perisian seperti Roboform secara automatik boleh mengisi borang ini. Anda tidak perlu memasukkan maklumat yang sama berulang kali.
Menyandarkan Data Anda
Data anda adalah salah satu aset yang paling penting yang perniagaan anda ada. Itu sebabnya sokongan tetap sangat penting. Tetapi orang lupa atau tidak mengambil masa untuk menyelesaikan tugas ini dengan kerap.
Perkhidmatan berasaskan awan seperti penyelesaian Carbonite dan Dropbox menawarkan secara automatik membuat sandaran fail anda ke awan.
Dengan Google Drive dan Microsoft OneDrive, anda boleh menetapkan bahawa semua dokumen anda lalai untuk disimpan secara automatik ke awan. Dan anda juga boleh menyediakan sandaran automatik secara tempatan melalui Windows atau Apple Time Machine.
Awasi 10 tugas membuang masa ini, dan kemudian dapatkan 10 lagi untuk mengotomatisasi. Beberapa minit yang dibebaskan di sini dan di sana akhirnya menambah sehingga berjam-jam. Mereka adalah jam yang anda boleh gunakan untuk menendang dan menikmati kehidupan.
Lelah pada Foto Kerja melalui Shutterstock
5 Komen ▼
