Akta Hak Sivil 1964 menghendaki permohonan pekerjaan disimpan dalam fail sekurang-kurangnya setahun. Jika anda tahu bahawa pemohon berusia lebih daripada 40 tahun, permohonannya mesti diadakan selama dua tahun, menurut Undang-undang Pekerjaan Diskriminasi Umur. Undang-undang negeri mungkin memerlukan lebih lama untuk memegang rekod pemohon pekerjaan. Kerana peraturan negeri dan persekutuan, sistem penyimpanan dan pemfailan yang tepat untuk pemohon kerja merupakan bahagian penting dalam perniagaan. Anda mungkin perlu menyemak semula pemohon ini sekiranya pekerja yang anda upah tidak berjaya.
$config[code] not foundGunakan perisian pengurusan elektronik untuk membuat dan menyimpan aplikasi pekerjaan. Beberapa program dalam talian membolehkan pengguna membuat bentuk elektronik seperti aplikasi pekerjaan. Borang pekerjaan ini dihantar dan disimpan secara elektronik, dan membolehkan storan tanpa kertas. Oleh kerana kebanyakan aplikasi tiba melalui e-mel, ini adalah cara mudah untuk menyimpan bahan dalam fail yang tidak mengambil ruang fizikal. Menggunakan alur kerja elektronik yang disimpan dalam sistem pengurusan dokumen syarikat anda memerlukan keselamatan, sehingga fail pekerjaan tidak akan digodam atau dilihat oleh personel yang tidak sah. Tetapkan komputer anda untuk menghantar makluman secara automatik untuk mengingatkan anda apabila fail hendak dipadam atau disemak.
Sediakan fail kakitangan aplikasi dalam folder kertas. Rancang sistem pemfailan yang cekap menggunakan folder fail berkod warna yang disimpan di dalam laci, rak atau kabinet fail. Cetak resume dan aplikasi kerja yang diterima melalui e-mel dan failkannya dengan aplikasi yang diisi secara langsung atau dikirimkan melalui surat. Pemohon boleh difailkan dengan nama atau Nombor Jaminan Sosial dalam bahagian yang ditentukan oleh jenis pekerjaan. Sebagai contoh, pekerjaan jualan akan disenaraikan dalam folder bertajuk "Penjualan" dan pemohon akan diletakkan mengikut nama atau nombor mengikut nombor pengenalan. Selamat fail dalam kabinet atau bilik terkunci.
Simpan rekod selama sekurang-kurangnya empat tahun sekiranya pemohon kerja menyaman anda untuk menyewa diskriminasi. Suruhanjaya Peluang Pekerjaan yang sama biasanya memerlukan anda untuk memohon permohonan sekurang-kurangnya setahun, tetapi jika anda menghadapi tindakan undang-undang, EEOC mengesyorkan anda menyimpan permohonan pekerjaan sekurang-kurangnya empat tahun. Jika anda tidak menyimpan aplikasi anda dengan betul, EEOC boleh mengenakan anda dengan amalan pengambilan bersifat diskriminasi atau pelanggaran rekod.
Memusnahkan permohonan pekerjaan selepas tempoh undang-undang untuk memegang mereka berakhir. Menubuhkan sistem dengan peringatan untuk melakukan ini. Hubungi jabatan IT anda untuk memadam fail elektronik anda dengan betul dan cabut sebarang aplikasi kerja kertas. Ini penting kerana fail aplikasi kerja mengandungi maklumat peribadi seperti Nombor Keselamatan Sosial dan data pekerjaan yang mesti disimpan dengan ketat.
